Digitalizacja dokumentów
Kompleksowa usługa przekształcania dokumentacji papierowej w format cyfrowy z zachowaniem pełnej jakości i czytelności. Obsługujemy zarówno jednostkowe zlecenia, jak i projekty archiwalne obejmujące tysiące dokumentów.
Zakres usługi:
- Skanowanie dokumentów w rozdzielczości do 600 dpi
- Rozpoznawanie tekstu OCR z dokładnością powyżej 98%
- Indeksowanie i kategoryzacja według wskazanych kryteriów
- Przygotowanie metadanych i słów kluczowych
- Eksport do dowolnych formatów (PDF, PDF/A, TIFF, JPEG)
System elektronicznego obiegu dokumentów
Dedykowana platforma EDM dostosowana do potrzeb Twojej organizacji. Automatyzujemy procesy obiegu, akceptacji i archiwizowania dokumentów, integrując się z istniejącymi systemami księgowymi, CRM i ERP.
Funkcjonalności systemu:
- Kreator procesów workflow bez konieczności programowania
- Wielopoziomowa struktura akceptacji i delegacji uprawnień
- Automatyczne powiadomienia e-mail i push
- Elektroniczny podpis i weryfikacja tożsamości
- Raporty i analityka procesów w czasie rzeczywistym
- Integracja z systemami zewnętrznymi przez API
Archiwizacja cyfrowa
Bezpieczne przechowywanie dokumentacji elektronicznej zgodne z wymogami prawnymi dotyczącymi archiwizacji w Polsce. Gwarantujemy pełną integralność danych oraz możliwość ich odtworzenia przez wymagany okres retencji.
Co oferujemy:
- Redundantne kopie zapasowe w trzech lokalizacjach geograficznych
- Szyfrowanie AES-256 dla wszystkich przechowywanych plików
- Automatyczne migracje formatów dla długoterminowej czytelności
- Dziennik audytu każdego dostępu do dokumentu
- Zgodność z wymogami KSeF i przepisami o rachunkowości
Szkolenia z zarządzania dokumentami
Warsztaty praktyczne dla zespołów odpowiedzialnych za obieg i archiwizację dokumentów. Programy dopasowane do specyfiki branży i poziomu kompetencji uczestników, z możliwością prowadzenia w formule stacjonarnej lub zdalnej.
Tematyka szkoleń:
- Zasady obiegu dokumentów w organizacji
- Wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji
- Zarządzanie dokumentacją elektroniczną i papierową
- Bezpieczeństwo informacji i ochrona danych osobowych
- Obsługa systemów EDM i DMS w praktyce
- Procedury niszczenia i brakowania dokumentów
Audyt dokumentacji firmowej
Kompleksowa analiza obecnego stanu zarządzania dokumentacją w organizacji. Identyfikujemy obszary ryzyka, wąskie gardła procesowe oraz możliwości optymalizacji. Efektem jest szczegółowy raport z konkretnymi rekomendacjami.
Etapy audytu:
- Mapowanie istniejących procesów dokumentowych
- Analiza zgodności z wymogami prawnymi i standardami branżowymi
- Ocena ryzyka utraty lub wycieku danych
- Identyfikacja nieefektywności i dublowania czynności
- Przygotowanie raportu z priorytetyzacją działań naprawczych
- Warsztaty podsumowujące z zespołem zarządzającym